Bonjour à tous ! Cela fait quelques temps que nous n’avons pas écrit d’article, désolés ! Nous avons repris nos travails respectifs, tranquillement. Certains se plaignaient de ne pas savoir ce qu’on faisait comme travail : voici un bon exemple : nous avons entamé la mise en place d’une méthode de gestion des écoles.
Cela est parti de discussions avec le responsable de Mélanie, l’abbé Jean-Marie, directeur de l’enseignement catholique, qui souhaitait assurer un meilleur suivi de la gestion des 24 établissements scolaires catholiques du diocèse. Nous avons commencé début août, enthousiastes, un fichier Excel facile à utiliser à transmettre à chaque gestionnaire, avant que l’on apprenne que faute de moyens, aucun gestionnaire n’a d’ordinateur.
Les rapports de l’année scolaire 2016-2017 reçus au début du mois de septembre ont montré qu’un meilleur suivi était indispensable : dans certains rapports, des incohérences, des erreurs de calcul sur les soldes rendaient difficiles la compréhension du fonctionnement des écoles. Nous avons donc réfléchi, avec Mélanie, à des méthodes simples à mettre en œuvre pour pouvoir donner un cadre commun à tous les gestionnaires, avec pour objectif plus de méthode et de rigueur dans leur gestion.
En quelques mots, cela consiste à tenir à jour un journal de dépenses, un autre de frais de scolarité et un journal du compte en banque, le tout agrémenté de reçus « recettes » et reçus « dépenses » (les justificatifs sont difficiles à avoir en Guinée, les moto-taxi ne se baladant pas avec leur petit carnet de reçus, vous l’imaginez bien). Reste à leur faire adopter des bons réflexes : lors d’une dépense, remplir un reçu à faire signer par le destinataire, tenir à jour le journal, et enfin donner l’argent. Enfin, chaque journal sera envoyé tous les trimestres pour être recopié informatiquement par les secrétaires de la direction, et ainsi avoir une vision d’ensemble des établissements, et identifier les gros postes de dépenses.
Nous avons donc été chargés de mener une formation sur ce thème, qui a eu lieu vendredi dernier. Comble du luxe, nous avions même à disposition un rétroprojecteur. La formation a débuté à 9h par un mot d’introduction du directeur donnant un peu de légitimité à notre proposition (ce que je craignais un peu : « pourquoi deux blancs viendraient m’expliquer mon travail ? »). Ensuite, nous avons exposé notre travail. Notre auditoire était attentif et a posé un certain nombre de questions, pour pouvoir appliquer au mieux notre proposition, et évidemment nous parler des cas que l’on n’avait pas envisagés. Comment comptabiliser les faux billets détectés à la banque ? Que faire quand un parent voulait récupérer les frais de scolarité après un déménagement ?
Les deux conseillers pédagogiques de la direction étaient également avec nous pour donner un peu d’autorité et insister sur le respect de la méthode, les mettant en garde de la prochaine visite d’ « inspection » de Mélanie et peut-être de moi…
Début de la formation
Le rétroprojecteur… grand luxe !
Notre petite assemblée
Moment d’intense réflexion suite à une question impromptue
Jeux de rôle : Nico est-il convaincant en parent d’élève?
Interrompue par le repas de midi – un très bon riz au gras – la formation s’est terminée sur des petits exercices et jeux de rôles : parent d’élève, je venais déposer les frais de scolarité de mon fils. Que faire ? Cela a permis aux gestionnaires d’être rassurés devant un cas quasi-concret, puisqu’ils devaient appliquer la méthode dès leur retour !
Nous espérons donc avoir été compris, tout le monde n’étant pas habitué à notre étrange accent de blanc, et verrons si cette méthode sera bien appliquée lors de la prochaine tournée d’inspection. En définitive, nous avons essayé d’enseigner une certaine rigueur, chaque dépense doit être enregistrée et accompagnée d’un reçu signé, le solde de la caisse doit être vérifié régulièrement. Tous les gestionnaires n’ayant pas reçu une formation dans ce sens, nous espérons avoir aidé à appliquer une méthode simple d’utilisation, pour que le directeur ait une vision transparente de la gestion de ses écoles !